Задачи

Проблема заключается в следующем: при увольнении сотрудник должен подписать обходной лист, что является стандартной практикой для большинства компаний, включая «Виталюр». Этот документ подтверждает отсутствие материальных претензий к уходящему специалисту со стороны различных подразделений компании, возглавляемых руководителями.

Такой подход обеспечивает защиту интересов работодателя, но не лишён недостатков. В случае ОДО «Виталюр» сложности заключаются в следующем:

·        Ежемесячно компания увольняет около 200 сотрудников, и каждый из них должен подписать такое же количество обходных листов. Это занимает много времени как у руководителей отделов, так и у самих увольняющихся;

·        Иногда обходные листы теряются, и их приходится восстанавливать, начиная процесс заново;

·        Увольняющийся сотрудник должен посетить все отделы, иногда обращаясь за уточнением информации в отдел кадров или бухгалтерию.

Такое количество документации необходимо структурировать.

Решение проблемы

Чтобы оптимизировать и автоматизировать процесс согласования обходных листов, мы решили разработать и внедрить электронный обходной лист, интегрировав его с системой 1С:Бухгалтерия. Главная цель создания модуля для бизнес-процесса «Утверждение обходного листа при увольнении работника» — упростить выдачу и оформление этого документа.

Предполагается, что указанный бизнес-процесс будет запускаться автоматически для каждого сотрудника из списка. Триггером его начала станет сформированный приказ и выгрузка списка в формате XML-файла из 1С:Бухгалтерии после создания приказа и списка сотрудником отдела кадров.

Например, определённый сотрудник компании увольняется. Согласно данным из 1С:Бухгалтерии, на нём числится ноутбук и фирменная одежда. Бухгалтерская система интегрирована с Bitrix, и сотрудник в CRM получает информацию о том, в какие отделы ему нужно обратиться (например, в IT для сдачи ноутбука и к специалисту по хозяйственному снабжению для возврата формы).

IT- и хозяйственный отделы, в свою очередь, также получают информацию об увольняющемся специалисте, как и руководитель сотрудника, покидающего компанию. Если в течение определённого времени специалист не возвращает выданные материально-технические ценности в указанные отделы, информация автоматически поступает руководству подразделения или юридическому отделу (в зависимости от структуры подчинённости) для принятия мер.

Как работает система

Когда сотрудник увольняется, отдел кадров создаёт приказ и список сотрудников, которые уходят (обычно несколько человек). В списке указываются данные сотрудников: имя, должность, подразделение и дата увольнения.

1С:Бухгалтерия сохраняет эти данные и загружает файл со списком (в формате XML) в Bitrix24. Через 60 минут после загрузки файла в папку Bitrix запускается бизнес-процесс.

Затем:

1.     Система определяет тип обходного листа, который нужно согласовать, в зависимости от должности увольняющегося сотрудника из списка.

2.     Bitrix24 формирует список сотрудников, которые должны подписать обходной лист, и добавляет их данные в бизнес-процесс.

3.     Бизнес-процессу присваивается имя, соответствующее имени увольняющегося сотрудника из списка.

4.     Система отправляет уведомления сотрудникам из списка, которые должны согласовать обходной лист.

5.     Каждый сотрудник из списка, который должен подписать обходной лист, проверяет наличие задолженностей у увольняющегося сотрудника. Если есть задолженность, сотрудник указывает это в комментарии к бизнес-процессу и ждёт, пока увольняющийся сотрудник погасит задолженность. Если задолженности нет, сотрудник просто согласовывает обходной лист увольняющегося сотрудника.

6.     Система проверяет, согласовали ли все сотрудники из списка обходной лист. Если все сотрудники прошли согласование, Bitrix отмечает бизнес-процесс как успешно завершённый. Если не все сотрудники согласовали обходной лист, система ожидает согласования обходного листа всеми сотрудниками, которые должны его согласовать, после чего отмечает его как успешно завершённый.

Итог

Внедрение предложенного решения позволило достичь следующих результатов:

1.     Сокращение времени на оформление обходных листов и исключение случаев увольнения с незаполненным или неполностью заполненным документом, предотвращая присвоение имущества компании.

2.     Освобождение увольняющегося сотрудника от необходимости обращаться в бухгалтерию для уточнения списка материальных ценностей, подлежащих сдаче, и посещения отделов, не участвующих в подписании документа.

3.     Усиление контроля над процессом подписания обходного листа.