Финансовый сервис Liana помогает владельцам малого бизнеса избегать финансовых проблем и эффективно управлять персоналом. С помощью сервиса можно избежать кассовых разрывов, отслеживать баланс, планировать расходы и доходы, а также видеть в реальном времени состояния проектов и настроений персонала внутри компании. Liana — это личный проект команды Riverstart: от создания концепции до разработки рабочего интерфейса.

Сервис сочетает в себе список функций:

• формирование команд для каждого проекта;
• подсчет времени, затраченного сотрудником на задачи по конкретному проекту;
• подсчет зарплаты в зависимости от ставки, оклада или других форм вознаграждения;
• статистика денежных поступлений от клиентов;
• дельта доходов и расходов по каждому проекту;
• формирование всевозможных отчетов за разные периоды.  

Разработка сервиса

Сторонние сервисы, включая 1C, Google Таблицы и Microsoft Excel и прочие, которые компании часто используют для ведения бухгалтерии и отчетности, не подходили под наши нужды — не хватало функций. 

Самым удобным решением задачи стала разработка собственной платформы — Liana. Для реализации нам потребовалось:

1. Проработать алгоритм отслеживания затрат на проекты и поступлений от клиентов. 
2. Создать формулы для расчета зарплаты в зависимости от формата вознаграждения.
3. Добавить функцию подсчета дельты по отдельному проекту и проектам в общем.
4. Реализовать функцию добавления сотрудника в проект.
5. Ввести пользовательские роли с разным доступом.
6. Настроить конструктор отчетов.
7. Протестировать сервис во внутреннем пользовании, чтобы понять, каких функций не хватает и как упростить работу.

Пользовательские роли

В системе есть сотрудник, менеджер конкретного проекта и руководитель с разными функциями и доступами к информации:

1. Сотрудник следит за заработком и загрузкой.
   В личном отчете он видит, сколько потратил времени и сколько денег за это получит. Особенно за загрузкой и зарплатой интересно следить, если работа сдельная. Ему не нужно вести таблицы по проектам и передавать данные. Внести задачу занимает около 10 секунд, и она сразу попадает к менеджеру проекта.
2. Менеджер управляет своими проектами.
   Он видит, сколько времени каждый сотрудник тратит на задачи, может разгрузить занятого специалиста, обсудить с ним приоритеты по проектам. У каждого сотрудника есть характеристика, так что менеджер может найти свободного человека по компетенциям — например, того, кто владеет AfterEffects.
3. Руководитель контролирует дела компании и строит прогнозы.
   Ему видны отчеты по эффективности сотрудников, расходам, доходам, поступлениям от клиентов, а также динамика развития компании, статистика по периодам и всевозможные сравнения данных.

Отслеживание рентабельности проекта

1. Доходы

Менеджер добавляет проект в Liana и составляет график, когда компания должна получить очередную сумму от клиента. Когда оплата приходит, менеджер отмечает это в системе. Так можно отследить просадки, когда забыли выставить счет или клиент отказался от обычной услуги в этом месяце.

2. Расходы на зарплату

Сотрудник выбирает проект и вносит в него выполненную задачу с указанием времени или фиксированной суммы, если эта по этой задаче есть такая договоренность. Задача находится на проверке, менеджер должен одобрить ее или отправить на пересмотр.

Как только сотрудник указывает задачу, система сразу считает, сколько эта работа стоила компании. Все зависит от системы поощрения. Сотрудник может получать фиксированный оклад, оплату за час работы или за количество задач, у него может быть смешанная модель заработка. 

В зависимости от модели, применимой к конкретному сотруднику, система посчитает его зарплату. Если у сотрудника фиксированная сумма в месяц, система распределит расходы на него по всем проектам, в которых он занят. Премии тоже пойдут в расходы компании.

3. Сводка

Liana собирает данные по доходам и расходам, считает дельту по каждому проекту и делает общую сводку. 

Руководитель может выбрать любые данные, чтобы посмотреть отчет: все расходы, все доходы, все проекты, отдельные проекты, данные за год, за квартал, за месяц, за конкретный период, динамика прибыли компании и другие.

Результаты

В результате работы над проектом получился универсальный сервис, который:

— Освобождает время руководителя:

Liana автоматизирует аналитику и выдает готовые результаты, которые руководитель использует для принятия управленческих решений. Сервис полностью автоматизирует составление отчетов: время на получение готового отчета сократилось до пары секунд, а усилия — до пары кликов. В неделю освобождается до 4-х часов, которые можно потратить на другие задачи.

— Упрощает работу менеджеру:

Менеджер стал тратить меньше времени на сбор информации от сотрудников, поскольку система передает ему информацию в удобном виде и позволяет анализировать загрузку команды и перераспределять задачи.

— Мотивирует сотрудника:

Трекинг потраченного времени на задачу сократился до 10 секунд. У сотрудников выросла мотивация отслеживать время, поскольку так удобнее следить за своей загрузкой и заработком.

Liana могут использовать любые компании, которые занимаются проектной деятельностью. Функциональность закрывает большинство потребностей малого и среднего бизнеса. Liana была только в нашем внутреннем пользовании, но в итоге мы вывели сервис из внутреннего пользования на рынок. 1 ноября 2023 года Liana включили в официальный Реестр российского ПО.

Награды

Проект взял награды на профессиональных конкурсах:

• Workspace Digital Awards 2023, 2 место в номинации «Финансы, страхование и инвестиции»;
• Digital-Оттепель Awards 2022, премия в номинации «Продукт/Сервис».