Клиент

«Ижевский завод тепловой техники»  специализируется на проектировании, производстве, поставке и сервисном обслуживании теплового оборудования. Сегодня ИЗТТ — лидер российского рынка теплотехники и один из крупнейших производителей тепловой техники в Европе.

Проект в цифрах

• на 30%

сократилось время оформления заявок

• 40+

HR-сервисов

Предыстория

В связи с ростом команды и увеличением кадровых запросов возникла необходимость создать единую точку доступа к сервисам и информации, предоставить инструменты для оперативного получения HR-услуг и взаимодействия сотрудников с отделом кадров.

Цели

• Сокращение трудозатрат сотрудников на процессы оформления и получения услуг в части управления персоналом
• Оптимизация процессов предоставления HR-сервисов
• Сокращение сроков получения HR-услуг
• Усиление контроля и прозрачности процессов предоставления HR-сервисов
• Устранение цифрового неравенства между административными и производственными сотрудниками

Задачи

1. Разработать личный кабинет сотрудника на базе Битрикс24 и автоматизировать получение HR-услуг
2. Разработать мобильное приложение, повторяющее функционал системы
3. Внедрить подписание ЭЦП
4. Реализовать разделение прав доступа пользователей в зависимости от полномочий в бизнес-процессах компании
5. Выполнить  интеграции с внутренними и смежными системами

Основные особенности системы

Специалисты компании «Факт» реализовали систему на базе платформы Битрикс24. Enterprise с кастомизацией базовой платформы под требования заказчика. С целью обеспечения отказоустойчивости была построена трехуровневая серверная архитектура. Разработана и реализована ролевая модель пользователей и настроена интеграция с контроллером сквозной аутентификации для обеспечения безопасности хранения персональных данных. Для большего вовлечения сотрудников выполнено уникальное брендирование личного кабинета.

Главная страница

Главная страница выполнена в корпоративном стиле и содержит персонализированную для пользователя информацию:

• Список часто используемых сервисов;
• Персональные запросы, задания, ознакомление с приказами в блоке «Обратите внимание»;
• Возможность посмотреть все свои запросы на получение HR-услуг.

Кадровые сервисы

Сотрудник в режиме онлайн с любого устройства может воспользоваться HR-сервисом выбрав нужный из каталога сервисов. Любой сервис может быть добавлен в «Избранное» и будет находится в быстром доступе в Личном кабинете пользователя.

Карта внедренных HR-сервисов

1. Рабочее время

• Учет рабочего времени (11 сервисов)

Оформление отпуска ежегодного по графику, за свой счет

Установление режима простоя/Вывод работника из режима простоя

Изменение графика работы

Просмотр Табеля учета рабочего времени подразделения

Просмотр Табеля учета рабочего времени сотрудника

Предоставление отгула / Перенос отгула

Перевод на лёгкий труд во время беременности

Оплачиваемые выходные для ухода за детьми-инвалидами

Прохождение диспансеризации

Предоставление дистанционной работы

• Командировки (1 сервис)

Оформление служебной командировки

2. Переводы

• Переводы (1 сервис)

Перевод сотрудника на другую должность

• Делегирование полномочий (1 сервис)

Введение заместителей

3. Денежные операции

• Премии, доплаты и надбавки (2 сервиса)

Установление надбавки за наставничество

Единовременное премирование

• Компенсации и льготы (1 сервис)
• Калькулятор дохода сотрудника (1 сервис)
• Получение средств (1 сервис)

Получение средств под отчет и сдача отчета по расходованию

4. Кадровые процессы

• Персональные данные (3 сервиса)

Просмотр личных данных

Изменение личных данных

Выпуск сертификата

• Увольнение (3 сервиса)

Оформление Увольнения

Оформление Увольнения по собственному желанию

Отзыв заявления на увольнение по собственному желанию

5. Оформление и запрос документов

• Получение справок и документов (11 сервисов)

Получение Копии Трудового договора

Получение Копии Трудовой книжки

Получение Справки с места работы

Получение Справки с места работы на английском языке

Получение Справки 182-Н

Получение Справки 2-НДФЛ

Справка о заработной плате за 3 месяца, 6 месяцев, 12 месяцев

Справка СТД-Р

Справка по произведенным удержаниям по исполнительным листам

Получение расчетного листка

Реестр расчетных листков

• Архив документов (1 сервис)

Архив подписанных документов. Просмотр ранее поданных обращений

Жизненные ситуации

С целью сделать личный кабинет более «человечным» и понятным для пользователей мы реализовали альтернативный поиск необходимого HR-сервиса через жизненные ситуации. При клике на ситуацию происходит переход на страницу со списком подходящих сервисов. Удобный поиск позволяет сотруднику быстро найти подходящий HR-сервис и повысить вовлеченность при работе в личном кабинете.

Формирование заявки

Конструктор создания запросов позволяет оформить HR-услугу в несколько кликов, не заполняя бумажные заявления и как следствие сэкономить время и ресурсы компании.

Автоматизированная цепочка согласования

Каждый HR-сервис имеет собственную цепочку согласования, по которой отправляется созданная сотрудником заявка. Автоматизация процесса согласования и подписания позволяет исключить ошибки, сделать процесс прозрачным и сократить время оформление заявки на 30%.

Электронное подписание документов в рамках HRM-системы

На основе интеграции с Удостоверяющим центром организован процесс согласования и подписания кадровых документов при помощи усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) сотрудником и усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) работодателем.

• Разработали  сервис для автоматического выпуска электронно-цифровой подписи (ЭЦП);
• Внедрили возможность подписания заявлений и документов HR-сервисов при помощи ЭЦП.

Интеграции

Реализовали интеграционный слой:

• с 1С-Предприятие для наполнения личного кабинета информацией о сотрудниках;
• с  MS Active Directory. Реализована авторизация, выгрузка информации о структуре подчиненности и должностях сотрудников;
• с внешним сервисом управления командировками для формирования графиков  командировок, график отсутствий и выплат по командировочным расходам;
• с удостоверяющим центром СБК Контур для реализации процесса электронного подписания документов.

Результаты

В компании появилась современная система объединяющая более всех сотрудников с возможностью оперативного получения HR-сервисов, подписания и хранения электронных кадровых документов.

1. Разработали и внедрили личный кабинет сотрудника с автоматизацией 46 HR-сервисов
2. Разработали полнофункциональное мобильное приложение
3. Реализовали возможность автоматического выпуска ЭЦП
4. Реализовали интеграционный слой со смежными системами