Задача
Автоматизировать работу обходчиков, чтобы снизить возможность ошибок при снятии показаний и сократить трудозатраты.
Решение
Автоматизация повторяющихся алгоритмических процессов — логичное развитие современных компаний. Это касается, в первую очередь, предприятий, которые связаны с подсчетом и фиксацией различных показателей. Для них переход в цифровую плоскость повышает эффективность. При этом среди факторов, которые тормозят автоматизацию, бывает сопротивление персонала. Однако использование цифровых возможностей для большинства компаний — это не вопрос о сокращении штата, а возможность прогнозировать и выстраивать долгосрочную стратегию. Этому, в частности, способствует геомониторинг сотрудников с помощью приложения.
Для компании «МЭК» мы создали сервис, который позволяет заносить показания сразу в базу, а также имеет другой необходимый для конкретной сферы функционал. Работа проходила в несколько этапов. Сначала мы разработали и внедрили основные инструменты. Ко второму релизу появились дополнительные идеи для развития корпоративного сервиса.
Предпроектная аналитика
Чтобы глубже понять проблемы и ожидания пользователей системы, для начала мы собрали информацию. Узнали, с какими сложностями сталкиваются обходчики, когда снимают показания. Выяснилось, что большую часть времени сотрудники компании «МЭК» тратят на заполнение данных вручную. При этом в конце рабочего дня информацию приходилось вносить в базу. Это отнимало много времени, также легко было допустить ошибку в цифрах, переписывая данные с одного носителя на другой несколько раз.
Мы также получили обратную связь от руководства компании, у которого были свои пожелания. Например, геомониторинг сотрудников. Это необходимо, чтобы эффективно выстраивать работу с помощью маршрутных листов обходчика.
Мы также изучили схожие решения других компаний из сектора. По нашей статистике автоматизируют подобные задачи пока примерно 3 из 10 компаний. С этими данными мы приступили к разработке интерфейсов и логик приложения, охватывающих все пользовательские сценарии работ данного бизнес-процесса.
1 релиз
Функционал мобильного приложения
Один бизнес-процесс — снятие показаний — имеет множество составляющих. Так, например, в приложении должна отображаться вся информация по абонентам, также необходимо было учесть возможность работы с фотографиями документов.
Сегодня в приложении есть следующие составляющие:
- различные типы задач и функциональные блоки: снятие показаний, отключение, вручение уведомлений, заявка;
- группировка и сортировка задач по приоритету выполнения;
- отображение всей информации об абонентах в удобном для работы виде в рамках конкретной задачи;
- возможность снятия показаний тремя способами: ручным вводом, фото, голосовым набором;
- возможность сверки показаний с предыдущими для минимизации ошибок;
- автоматическая подстановка нужных фото документов в зависимости от типа задачи;
- возможность съемки фото различных документов в случае внештатных ситуаций с сохранением имени документа в каждой из фотографий;
- возможность отправки сигнала SOS из мобильного приложения;
- внутренняя телефонная книга для быстрой связи с представителями компании.
Разработка системы «Мобильный обходчик»
Для управления, контроля и аналитики процесса работы сотрудников мы разработали систему «Мобильный обходчик». Благодаря этому появилась возможность управлять задачами обходчиков, например, отменить или передать задачу другому сотруднику. Также оператор может отправлять push-уведомления на устройства сотрудников и отслеживать передвижение по карте в режиме онлайн.
Журналирования и передача данных происходят с заданной периодичностью. Также мы добавили автоматическое формирование отчета для анализа проделанной работы. Для удобства есть настройка фильтрации и выгрузка в виде документа.
2 релиз
Работа с приложением показала, какие еще инструменты будут удобны для развития корпоративного сервиса. Например, журнал перемещения сотрудника, группировка и сортировка задач, интеграция с учетными системами и т.д.
Новые возможности мобильного приложения
Геолокация сотрудника — важная информация в рамках общей работы компании. Это связано с эффективным выполнением задач. Сколько заявок в день реально может обработать один специалист? Куда лучше направить и как сгруппировать заявки? Чтобы руководителям было проще ответить на эти вопросы и выстроить работу с учетом всех нюансов, мы добавили журнал перемещения сотрудника в течение дня. При этом система автоматически уведомляет администраторов о нарушениях (отключение на устройстве геолокации, интернета).
Также сегодня происходит журналирование не критичных нарушений в работе приложения и изменений настроек устройства (текущее время и дата, доступ к камере и др.) и журналирование авторизации в приложении, активности пользователя и выхода из приложения.
Внутри приложения теперь возможна вариативная группировка и сортировка задач. Можно настроить отображение информации по типам задач и выделить наиболее важные элементы. Также в приложении можно получать задачи из различных систем: ГОС, PRIVAT, АРМ (Битрикс).
Сегодня в приложении доступно:
- Создание задач из АРМ в дополнение к получению из учётных систем.
- Групповая обработка задач (редактирование реквизитов, отправка сотрудникам, перераспределение по исполнителям и др.).
- Просмотр журнала нарушений и журнала push-уведомлений.
- Просмотр маршрута перемещения сотрудника в течение дня с привязкой к выполненным задачам.
- Отчет по исполнителям и подразделениям с возможностью гибкой настройки.
- Формирование аналитических результатов по отобранным данным.
- Вывод данных в виде гистограммы для наглядного представления результатов отчета.
Масштабирование и интеграционные улучшения
Чтобы дополнительный функционал работал так, как задумано, потребовалось
реализовать гибкие механизмы интеграции с несколькими учетными системами. Также мы организовали безопасную передачу данных за счет использования программного брокера Rabbit MQ внутри единой сети и настроили реквизиты задачи с возможностью указания обязательности и типа данных. Еще одна важная деталь — real-time двусторонний обмен данными при наличии сети Интернет.
Результаты
Мы запустили проект в эксплуатацию в полном объеме. Все этапы проекта велись параллельно, что позволило выполнить задачи в короткие сроки — за 4 месяца. Сотрудники компании в первый же месяц работы с приложением отметили, что стало удобнее снимать показания. Сказалось это и на времени работы. Так, если раньше на обработку одной задачи уходило от 20 до 40 минут. То сейчас среднее время сбора показаний — 10 минут.
