Задачи: 

1. В туристической сфере всегда огромный поток клиентов - эта отрасль нуждается в систематизации и оптимизации знаний. Нам требовалось повысить эффективность бизнес-процессов компании «Улько-Турс» за счет разработки удобной CRM-системы для ведения бизнеса. Важно было предусмотреть сохранение огромной клиентской базы компании и добавить возможность проведения анализа существующего опыта продаж.
2. Упростить процесс работы с клиентами и уменьшить существующий документооборот, автоматизировать бизнес-процессы компании, сократить время на оформление заявок.

Решения: 

1. В разделе «Задачи» собирается и генерируется основная рабочая информация. По сути – это огромная база, где накоплены материалы за многие годы. Информация не может потеряться, она вся содержится в базе. Там отображены данные о типах туров (групповой или частный), датах отъездов и заездов, личных данных клиентов – их паспортных данных и телефонных номерах. Там содержатся наименования отелей, круизов, лайнеров, названия городов, а также статусы оплаты и многое другое.

2. Для удобства сотрудников компании «Улько-Турс» мы разделили все заявки в соответствии с цветами – а-ля система «светофор». Новые заказы отображаются серым цветом. Подтвержденные заказы, за которые еще не внесена оплата, отображаются красным. Когда оплата произведена частично - желтым. Подтвержденные и полностью оплаченные заказы отмечаются зеленым. Это помогает систематизировать их и избежать путаницы.

3. Раздел «Калькуляция» позволяет произвести автоматический расчёт стоимости и себестоимости тура, каждого дня тура и каждой услуги тура в отдельности - как для частного тура, так и для группового.

4. Мы систематизировали систему бронирования туров, информирования клиентов компании и планирования бизнес-процессов в компании «Улько-Турс», а также сделали возможным постановку и проверку рабочих задач. Сотрудникам приходят уведомления о новых задачах в виде всплывающего окна в центре страницы – пропустить задачу просто невозможно. В этом уведомлении отображается статус задачи и дата предстоящего тура. Сотрудник может ненадолго отложить задачу и «попросить» систему напомнить о ней еще раз. Так, все клиентские запросы оказываются полностью выполненными.

5. Для удобства работы с системой мы разделили роли пользователей и соответствующий им функционал. Так, системный администратор управляет всеми правами доступа и может назначать роли, добавлять новую информацию, редактировать. Руководителю доступен контроль добавленной информации, аналитические данные, он может добавлять и редактировать брони. Менеджер по продажам создает карточки клиентов. Бухгалтеру доступны нужные ему документы и создание отчетности. Несмотря на то, что это внутрикорпоративная система, было принято решение, сделать ее доступной для контрагентов и ввести роль гостевого пользователя. Гости (по запросу) могут просматривать конкретные, нужные им, туры и услуги.

Результат

Удобная CRM-система, предназначенная для успешного ведения туристического бизнеса – компании «Улько-Турс». Система разработана индивидуально с учетом целей и потребностей конкретной компании, включает в себя множество функций, значительно упрощает работу с клиентской базой и обработкой запросов. В системе Shore Excursions Center СRM можно работать с контрагентами, создавать туры и сохранять любые данные о клиенте и его заказах.