О компании и задачах

Zebra — команда профессионалов, специализирующаяся на реализации и поддержке проектов от начала до конца. Компания предлагает широкий спектр услуг, включая рекламу и продвижение бизнеса клиентов.

После обсуждения всех деталей предстоящей работы заказчик определил основные задачи, которые стали ключевыми ориентирами при выполнении заказа.

1.     Создание модуля для внесения нескольких платежей в сделку. Менеджеры нуждаются в инструменте, позволяющем фиксировать данные об оплате, даже если платежей несколько. Клиенты должны иметь возможность вносить платежи неограниченное количество раз. Система должна автоматически подсчитывать внесённые суммы и обновлять остаток погашения, фиксировать, кто из менеджеров оплатил текущую сделку и тип оплаты (предоплата или окончательный расчёт).

2.     Внедрение инструмента для формирования отчётов. Для анализа финансовых операций по каждому менеджеру необходим сводный отчёт, отражающий данные по каждому сотруднику в разрезе сделки: даты и суммы предоплат и окончательных расчётов. Оптимально, если формат отчёта можно выбирать по направлению (типу продукции) или сотруднику, указывать начальную и конечную даты, возможность скачивания данных в Excel.

3.     Добавление модуля платежей в карточку сделки (в формате таблицы). Необходимая информация для отображения: дата оплаты (без возможности изменения), вид оплаты (предоплата или постоплата, то есть окончательный расчёт), действие (возможность изменения суммы и вида оплаты). Под таблицей должна быть расположена кнопка «Добавить оплату», при нажатии на которую в таблице появится новая строка, где нужно указать данные (сумма и вид платежа). Другие пожелания: при добавлении оплаты платёж распределяется между всеми заказами в сделке, автоматическое перераспределение сумм в соответствии с новым перечнем товарных позиций при добавлении нового товара в сделку.

4.     Создание модуля для быстрых заказов — инструмента для оперативного создания сделок. Форма должна содержать информацию: дата (задаётся текущая, без возможности изменения), категория, сумма. При нажатии кнопки «Добавить» диалоговое окно закрывается, сделка создаётся автоматически.

Важные нюансы по оплате: корректировать данные могут только пользователи со статусом администратора, остальным разрешено только добавлять информацию.

Особенности и этапы реализации проекта

Бизнес-процессы

Для выполнения требований заказчика мы сосредоточились на оптимизации бизнес-процессов в CRM. При оформлении сделки мы использовали процесс «Сброс платежей», который позволяет сбрасывать платежи, кроме быстрых платежей, при создании сделки.

Ещё одним важным процессом стала проверка товаров. Если товары не имеют направления, отчёт считается некорректным, и для исправления ситуации мы применили «активити». Система отправляет уведомления ответственным сотрудникам от имени компании с просьбой изменить данные, указав направление.

Автоматизация

Работа по автоматизации включала настройку бизнес-процессов и роботов. Некоторые роботы нуждались в перенастройке. Мы добавили новые поля для перерасчёта суммы сделки: если полученная сумма не совпадала с суммой сделки, ответственный получал уведомление о несоответствии (принцип, согласно которому заказ не может быть закрыт при несовпадении суммы).

В результате выполненных работ повысилась эффективность и удобство работы клиента, сократилось время на выполнение задач и улучшился контроль над финансовыми процессами.

Разработка приложений

Мы создали четыре приложения, которые значительно улучшили работу внутри компании-заказчика:

1.     Быстрый заказ: пользователь указывает сумму заказа, и после сохранения создаётся сделка в воронке «Быстрый заказ». Робот рассчитывает оставшуюся сумму оплаты через 5 минут, и сделка закрывается через 8 часов после перевода её в стадию «Новая».

2.     Вкладка оплаты: здесь фиксируются все оплаты с указанием дат, видов платежей, ответственных сотрудников и сумм. Информация о быстрых заказах добавляется автоматически.

3.     Отчёт по заказам: отображает начальные и конечные даты, сотрудника и направление. Готовый отчёт можно скачать в формате Excel с данными о сделках, датах, типах, направлениях, датах и суммах предоплат и постоплат, итоговых суммах и данных по каждому менеджеру.

4.     Ввод платежей для бухгалтера: указывается номер счёта, система находит совпадения и выводит сводную таблицу со ссылками на конкретные сделки, их даты, наименования клиентов, сумму сделки и дату внесения платежа. Есть возможность внести оплату, и все данные сохраняются в сделках.

Итоги

Благодаря выполненным работам клиент получил следующие преимущества:

1.     Ускорение процесса заказа. Приложение «Быстрый заказ» позволяет клиентам быстро и удобно оформлять заказы, указывая сумму и свои данные. Это сокращает время на оформление заказов и повышает эффективность работы.

2.     Удобный доступ к отчётам. Созданный отчёт по заказам предоставляет полную информацию о сделках, включая даты, типы, направления, суммы оплат и данные о менеджерах. Отчёт можно легко скачать в формате Excel, что упрощает анализ и планирование работы.

3.     Улучшение взаимодействия с бухгалтерией. Разработанный функционал для ввода платежей позволяет удобно вносить информацию о платежах, связывать их с конкретными сделками и облегчает взаимодействие с бухгалтерией. Это способствует более точному учёту финансовых операций и повышает прозрачность работы.