Внедрение Битрикс24 в компании  «ИТПИ»

О компании

Компания «ИТПИ» специализируется на проведении полного комплекса инженерных изысканий, геотехнических исследований и технического обследования для высотного жилищного строительства, производственных и промышленных комплексов, инфраструктурных объектов. Специалисты компании выполняют работы в разных регионах России, в том числе на уникальных и технически сложных объектах: предприятиях нефтегазохимической отрасли, аэропортах, высотных жилых комплексах.

Задача

До 2023 года бизнес-процессы заказчика были автоматизированы  с помощью решений Trello и amoCRM․ В Trello содержались доски, на которых менеджеры заводили карточки, прикрепляли к ним нужные документы и передвигали их по мере выполнения задачи. В amoCRM поступали заявки из разных источников, менеджеры брали их в работу и закрывали сделки. Данные хранились на локальном сетевом диске.

Компания Atlassian, владелец Trello, объявила об уходе с российского рынка еще в 2022 году, в 2023-м началось массовое отключение пользователей от сервиса и удаление их данных. Отключения затронули и сотрудников ИТПИ. Возникла острая потребность в новом решении, которое бы поддерживало рабочие процессы в привычном для менеджеров формате многопользовательских канбан-досок. Задачи переноса данных из Trello не стояло, поскольку они относились к операционной деятельности, достаточно быстро теряли актуальность и просто архивировались.

Сопутствующая задача – объединение всех ранее используемых сервисов, включая CRM, в одном рабочем пространстве. 

Выбор решения

В качестве решения заказчику был предложен Битрикс24. Это многофункциональный инструмент, способный решать различные задачи, включая обозначенные клиентом. Основные преимущества Битрикс24:

  • интуитивный интерфейс позволяет быстро освоить сервис и начать им пользоваться;

  • инструменты Битрикс24 легко масштабируются в зависимости от потребностей и роста компании;

  • система интегрируется со многими популярными сервисами, что позволяет легко встраивать ее в существующие рабочие процессы;

  • благодаря гибким настройкам Битрикс24 легко адаптируется под нужды конкретной организации.

Структура компании На первом этапе заказчику было предложено приобрести базовую версию Битрикс24, включающую инструменты, необходимые для переноса существующего функционала – многопользовательской доски и CRM. После их настройки и запуска в работу отделов начался второй этап – оптимизация системы под потребности клиента, повышение эффективности работы сотрудников за счет внедрения дополнительных инструментов. CRM: воронка сделки Смарт-процессы и рабочие места

После внедрения системы, добавления всех сотрудников, настройки CRM и базовой автоматизации процессов стали очевидны новые задачи. В старой системе все сделки находились на одной доске, что затрудняло работу специалистов конкретных направлений. Было принято решение разделить эти направления на воронки. Кроме того, возникла необходимость добавить смарт-процессы для работы с договорами. В результате на втором этапе был проведен ряд работ по расширению функционала системы и повышению ее эффективности по сравнению с прошлым решением.

1. Смарт-процессы для работы с договорами (с подрядчиками, с заказчиками, общехозяйственные). Изначально все виды договоров обрабатывались в общем потоке, что вело к путанице. Были созданы отдельные рабочие зоны для градации документов  по их типу. Классификация выполняется отделом продаж, который обрабатывает все заявки по сделкам. Смарт-процессы обеспечивают стадийность проведения сделки и подключение нужных сотрудников к тем этапам, где необходимо их участие.

Общехозяйственные договоры: карточка 2. Рабочее место HR-менеджера. Задачи отдела кадров обособлены от основного бизнеса, поэтому было решено создать для него отдельное рабочее пространство. Оно состоит из двух категорий – вакансии и отклики. Это система учета, облегчающая работу HR и позволяющая руководству отслеживать процессы найма.

Рабочее место HR-менеджера 3. Рабочее место юриста. Юридические вопросы, не связанные со сделками – иски, банкротства, претензии, штрафы, обжалования, аренды – также выведены в отдельный смарт-процесс.

Рабочее место юриста 4. Рабочее место секретаря. Секретариат получил собственное пространство, где контролируется согласование и подписание документов, их отправка почтовыми и курьерскими службами. Рабочее место секретаря: список задач

Рабочее место секретаря: карточка 5. Смарт-процессы для работы с проектами. После согласования сделки проект передается в работу проектным менеджерам, а документация попадает в блок смарт-процессов «Проекты». Здесь отслеживается стадийность работ, соблюдение сроков производственным отделом, готовится отчетность для заказчика. Переход в этот блок автоматизирован с помощью роботов и бизнес-процессов. Проекты Также в отдельный раздел был выделен ключевой клиент заказчика, работе с которым уделяется основное время сотрудников компании. Это позволило упростить процессы согласования договоров с ним и повысить эффективность контроля над их исполнением. 

Реализация проекта

В ходе внедрения Битрикс24 были выполнены работы:

  • настроены стадии воронки продаж и смарт-процессов;

  • настроены карточки «Сделка», «Контакт», «Компания», «Смарт-процесс»;

  • настроен робот для копирования сделки из общей воронки в смарт-процесс «Проекты»;

  • настроены бизнес-процесс для передачи информации и документов из заполненных полей «Сделки» в «Проекты»;

  • подключены электронные почты сотрудников;

  • распределены роли и права доступа по отделам и группам;

  • заведены списки учета материальных ценностей;

  • настроены онлайн-чат, виджет и формы на сайте.

Бизнес-процесс создания карточек в секретариате Кроме того, с использованием смарт-процессов были разработаны и настроены цифровые рабочие места:

  • Договоры по ключевому клиенту;

  • Договоры с подрядчиками;

  • Договоры с заказчиками;

  • Общехозяйственные договоры;

  • Юридические вопросы;

  • Проекты;

  • Секретариат;

  • HR.

Была проведена работа по настройке бизнес-процессов для создания и хранения в отдельных папках на диске договоров и коммерческих предложений.

Договоры с заказчиками Результат

Благодаря внедрению Битрикс24 специалисты заказчика получили отдельные рабочие места, где осуществляются процессы обработки договоров и проектов. Юридический отдел и отдел кадров получили не привязанные к функционалу CRM рабочие места․ Автоматизация позволила сократить время создания карточки в смарт-процессе за счет автозаполнения полей и вложенности документов, сократилось время передачи договоров в работу и их сопровождение. С помощью календарного графика руководители компании имеют возможность отслеживать работу отдела продаж и других подразделений, стадии ведения сделок и проектов, движение документов в юридическом отделе и секретариате.

Внедрение Битрикс24 в компании «ИТПИ»

Сделано в Россия

Design

Tech

Usability

Creativity

Content

Тип проекта: Программное обеспечение
Страна: Россия
Категория: Недвижимость
Стиль: Realistic
Цвет: Синий