ЦЕЛЬ

Разработать ERP-систему для автоматизации внутренних процессов, которая удовлетворяет уникальным потребностям IT-компании, стабильна в работе, полностью безопасна и не усложнена лишним функционалом.

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

• Проанализировать корпоративную деятельность агентства и создать ресурс для централизованного хранения информации о проектах, сотрудниках и транзакциях.
• Спроектировать и внедрить систему распределения ответственности и контроля над поставленными задачами.
• Доработать структуру продукта, расширить функционал и добавить новые возможности для пользователей.
• Реализовать автоматизированное тестирование специалистов для повышения их квалификации.
• Проверить эргономичность ERP для пользователей.
• Выпустить релиз с пробным бесплатным тестированием программы.

БОЛЬ КЛИЕНТА

С динамичным ростом компании и увеличением коллектива много времени уделяется рутинным действиям и бумажной волоките. Часто основные организационные процессы осуществляются через сложные программы и облачные сервисы. И в какой-то момент все выходит из под четкого контроля.

Мы изучили главные потребности digital-агентства и имеющиеся на рынке ERP и CRM. Пришли к выводу, что многие из них не просто не закрывают задачи компании, но и усложняют работу ненужным функционалом. Поэтому выделили главные бизнес-процессы штата IT-специалистов и принялись за разработку. 

РЕШЕНИЯ

За время разработки использовались различные технологии и подходы организации бизнес-процессов. Детально рассмотрев последние, мы остановились на инструментах методологий Kanban и Scrum.

Проанализировали внутреннюю деятельность агентства и спроектировали удобную для программистов и руководителей систему с разделами о заработных платах и отчетах о работе.

Перенесли все данные в корпоративную ERP, чтобы компания полностью отказалась от всех сторонних ресурсов, которые дублировали реализованные нами функции.

Осенью 2021 года появилась идея внедрить тесты для выявления теоретических знаний сотрудников и добавить функционал. Для этого мы взяли более современный стек и обновили ERP.

В новую управленческую программу перешли разделы: транзакция, отчеты, проекты и пользователи. Первым расширением стало автоматизированное тестирование для повышения квалификации специалистов.

В целом разработка шла и идет итеративно, а модули внедряются постепенно. Так появились: 

• отделы и события,
• внутренний магазин и бонусная система,
• задачи с выбором статуса исполнения,
• расписание рабочего графика,
• статистика и регистрация проблем,
• интеграция с Telegram для оповещений,
• виджеты для главной страницы с ближайшими событиями и отклонениями от графика работы,
• разделы справки, учета лидов и планирования.

На момент написания кейса заканчивается разработка Wiki – библиотеки для хранения знаний о проектах. Расширяются роли сотрудников, которые существуют в системе. Создается интеграция с ботом-секретарем для управления заметками.

На очереди стоят задачи по реализации финансовой отчетности в «планирование» и электронного документооборота для HR в «рабочий график».

РЕЗУЛЬТАТЫ

Мы можем с уверенностью говорить, что разработали логически-выстроенную систему с удобным интерфейсом и понятным функционалом для сотрудников digital-агентств.

В ERP на сегодняшний день уже есть все необходимое, чтобы оперативно осуществлять бизнес-процессы компании:

• доска с задачами по методологии Kanban и статистика по их закрытию;
• ежедневные отчеты и механизм системных уведомлений;
• информация о начисленных заработных платах;
• планирование, учет и отображение событий (в том числе и Дней Рождения);
• база знаний и система тестирования с интеграцией Telegram-бота;
• стимулирующий бонусный раздел для специалистов и другое.