О компании
В
каждой
компании,
включая
ОДО
«Виталюр»,
есть
набор
нормативных
и
регламентирующих
документов,
соответствующих
специфике
организации
и
отрасли.
Эти
документы
разрабатываются,
утверждаются
и
согласовываются,
затем
доводятся
до
сведения
сотрудников
и
при
необходимости
корректируются
и
дополняются.
Работники
должны изучить
содержание
документов,
чтобы
применять
их
в
своей
работе.
Руководители
отделов
следят
за
тем,
чтобы
подчинённые
ознакомились
с
необходимыми
документами.
Задачи
1. Оцифровка
внутренних
документов
ОДО «Виталюр»
и
обеспечение
их
безопасного
хранения.
2. Внедрение
алгоритма
работы с
электронными
документами
(создание,
согласование,
ознакомление)
в
системе
Битрикс24.
3. Разработка
модуля
электронного
документооборота с
учётом
пожеланий
заказчика.
Что мы сделали
После новых настроек бизнес-процесса работа с электронными документами
в ОДО «Виталюр» осуществляется следующим образом: ответственное
лицо
заводит
документ
в
Битрикс24,
согласует
его
с
руководителями
отделов,
документ
проходит
проверку
в
канцелярии,
сканируется
и
загружается
в
систему.
Сотрудники
изучают
документ
через
задачи,
а
руководители
отслеживают
результаты
ознакомления.
При
внесении
изменений
формируется
цепочка
файлов
с
предыдущими
версиями
и
приложениями.
Результаты
Создание
модуля
электронного
документооборота
в
Битрикс24
для
ОДО
«Виталюр»
привело
к
оптимизации
процессов
создания,
согласования,
утверждения
и
ознакомления
с
документами
компании,
повышению
прозрачности
документооборота
и
усилению контроля
со
стороны
руководства,
а
также
автоматизации
работы
с
документами,
что
позволило
сэкономить
ресурсы
сотрудников.