Система контроля и планирования рабочего времени сотрудников
ItFox Gant — наше программное обеспечение для контроля загруженности сотрудников. Раньше мы использовали Excel, но это вызывало проблемы:
- забывали проставить занятость,
- перегружали сотрудников,
- не выделяли нужных специалистов на проекты.
Как результат — простои и дефицит разработчиков, что влияло на рентабельность и нервы.
Решение проблемы за 1 месяц
Не найдя подходящей системы на рынке, мы создали свою. Изучив варианты, поняли, что ничего не подходит: где-то сложно, где-то неинформативно, а где-то много ошибок.
Почему важно планировать рабочее время
Мы занимаемся ИТ-аутсорсингом и ведем несколько проектов одновременно. Каждый разработчик — дорогой актив, и его простой — удар по рентабельности. Нам важно знать загрузку на несколько месяцев вперед.
Разработка ItFox Gant
Идея собственной системы планирования зрела долго. Мы изучили рынок, но ничего не подошло, и оставались на Excel. Однако, человеческий фактор приводил к ошибкам.
Мы опросили менеджеров, провели собрания с разработчиками и создали прототип, который стал основой ItFox Gant.
С какими сложностями столкнулись?
Главная сложность — ограниченные сроки. Проект был рассчитан на месяц, после чего команда переходила к новому проекту. Мы отнеслись к нему как к коммерческому: сформировали команду из менеджера, разработчиков и тестировщика.
Менеджер ставил задачи в Shtab. Разработчики брали задачи из “To Do” и перемещали в “Test” после выполнения. Тестировщики сразу подключались. Вопросы решались с тимлидом или техдиректором. Такой подход обеспечил быстрый результат. Система разработана и протестирована в срок.
Как работает ItFox Gant?
Для планирования работы сотрудников используем:
График работы:
Отображает всех сотрудников, их специализацию и загрузку по спринтам. Спринты — это пятидневные периоды, в конце которых сдаем отчет. Загрузка отображается цветами: зеленый — полная, красный — перегрузка, серый и желтый — частичная.
Диаграмма загруженности:
Показывает все проекты и загрузку сотрудников. Это помогает избежать перегрузки и простоя.
Результат после внедрения ItFox Gant
Избавились от проблем простоя и перегрузки. Теперь видим занятость сотрудников в реальном времени и можем оперативно реагировать. Система кроссплатформенная и обновляет данные мгновенно.
Планируем доработки:
- Анализ план/факт через интеграцию со Shtab.
- Разработка собственного счетчика с функцией скриншотов и индекса активности.
- Мониторинг дат выставления счетов и статусов оплат.
Система подходит не только нам, но и другим компаниям, ведущим много проектов. Она экономит время, контролирует загрузку и повышает эффективность.