Больше половины предпринимателей и управленцев не знает, что бизнес можно автоматизировать. Например, совместное исследование «Института проблем предпринимательства» и J’son & Partners Consulting говорит, что в 55% компаний не слышали о CRM-системах.
Наш опыт подтверждает это — заказчики после внедрения очень удивляются, что стало удобно управлять бизнесом, планировать продажи и производство, оптимизировать ресурсы. Главный инсайт: «А что, так можно было?».
В этой статье клиент нашего агентства расскажет о результатах внедрения ERP-системы на производстве кормов для животных и птиц.
ERP-системы — это программы для управления ресурсами производства. Как правило, даже если предприниматель или управленец в курсе, что такой инструмент автоматизации существует, он не всегда готов внедрять его в своей компании — сам бизнес еще не «созрел».
ERP-система актуальна, когда бизнес-процессы отлажены хотя бы в каком-то формате, пускай даже с помощью простейших инструментов: на досках и стикерах или в Excel-таблицах. Главное — понимание, как устроено производство и где у него узкие места.
Кейс, о котором мы пишем в этой статье, получился удачным, потому что у клиента уже был сформированный опыт управления производством. Он на несколько шагов вперед знал, с какими проблемами сталкиваются сотрудники на производстве и в каких процессах им нужно «помочь» автоматизацией.
Если внедрить ERP, когда «в полях» неразбериха, то компания получит оцифрованный хаос, который не улучшит ее работу.
Компания «БЭКС» занимается производством комбикорма для сельского хозяйства. В ассортименте — линейки кормов для птиц, коров, лошадей, свиней. Это продукты, обогащенные витаминами, аминокислотами и другими полезными элементами для гладкой шерстки, иммунитета и быстрого набора веса.
У компании свое производство в Кемеровской области с цехами и складом. Если сильно упростить, создание продукта состоит из замеса компонентов (основа — белок) и формирования гранул корма. Например, вот так выглядит корм для птиц.
Корм «БЭКС» заказывают в более чем 20 городах России. Основные клиенты:
Однако масштабы пришли не сразу. Когда мы начинали работать с «БЭКС» в 2019 году по внедрению CRM-системы, это был MVP (начинающее производство) на старом оборудовании в небольшом цеху. Со временем компания привлекла инвестиции, переехала на другие площади и закупила новое оборудование. Так «БЭКС» стала выпускать больше продукции, и старые методы автоматизации перестали справляться с новыми объемами.
Старые методы — это доски, стикеры, записки, бумажные таблицы. Да, это даже не в компьютере, но все равно автоматизация. К ней относится любой способ визуализировать бизнес-процессы, разложить их «по полочкам», контролировать.
Именно такая подготовка помогла перенести бизнес-процессы в удобную и современную ERP-систему — они уже были представлены на других носителях, нам же предстояло переработать и улучшить структуру исходных данных.
Процесс оказался долгим — на него ушло около двух лет. Во время расширения бизнес-процессы оформлялись месяцами, а для оцифровки, как мы уже писали выше, важно иметь на руках четкую отлаженную систему.
Например, производство корма. Сначала команда протестировала рецептуры, продумала логику планирования нарядов, и только когда процесс был полностью отрегулирован, мы переносили его в ERP.
Мы внедряем решение, которое будет удобным для отдельной компании. Например, все функции, нужные «БЭКС», можно реализовать в 1С, но мы остановились на Totum.
Дело в том, что у заказчика был неудачный опыт — 1С задвоила и посыпала базу, да и интерфейс со слов владельца «непривлекательный, не понятный с одного взгляда». Мы учли специфику и выбрали инструмент с нужными функциями, но без негативного бэкграунда для клиента.
Разберем основные узкие места производства «БЭКС» и расскажем о функциях ERP-системы, которые мы внедрили для их улучшения через автоматизацию.
«БЭКС» принимает оптовые заказы, кратные 20 тоннам. Есть крупные клиенты, которые могут заказать такой объем отдельно, а есть сборные заказы, где кооперируются несколько предприятий. Например, четыре заказчика закупают по пять тонн каждый.
Часть продукции продается в розницу через торговые точки в разных городах. Также у компании множество каналов для приема заказов: почта, звонки, мессенджеры, социальные сети.
При таком разнообразном взаимодействии с клиентами и большом количестве заказчиков менеджеру легко упустить заявку, напутать в составе заказа или забыть о внесенной оплате. А владелец бизнеса без сводной таблицы не видит, как обстоят дела с продажами и какие ожидать поступления.
Мы внедрили CRM, которая отвечает за автоматизацию продаж. В ней можно сформировать заказ с несколькими клиентами (для сборных заказов), а также система интегрирована со всеми источниками заявок. Так не потеряется ни один лид — все собрано в единой платформе. А роботы и автоматические напоминания помогают менеджеру вовремя связаться с клиентами, напомнить о долге или обновлении ассортимента.
В ERP-системе заказы группируются по статусу заказа, менеджеру, размеру долга и другим параметрам. С помощью них управленец оценивает состояние продаж и работу отдельных сотрудников.
В линейке производства около двадцати видов кормов, и у каждого — своя рецептура с разными пропорциями и ингредиентами: пшеница, кукуруза, соя, витаминные элементы. Для каждого состава выверена своя формула, разработанная совместно с сельскохозяйственным институтом. Именно поэтому корма дают хороший прирост, плотное оперение и другие показатели.
Если напутать с пропорциями и замесами хотя бы немного, получится брак, который нельзя отправлять клиентам. А это — потери сырья, рабочих часов и мощностей производственной линии.
После привлечения инвестиций производство и объемы расширились, поэтому вручную рассчитывать замесы для каждой партии стало невозможно. При большом потоке заказов трудно держать в голове информацию по каждой партии. Так появляется высокий риск ошибиться, запустить в производство неправильную рецептуру и потерять сотни килограммов сырья.
Расчет замесов — задача, которую можно отдать роботу и полностью избавиться от человеческого фактора. На фото ниже — блок ERP-системы, который отвечает за расчет рецепта.
В строки нужно добавить наименование корма и объем, который планируется получить на выходе. Программа автоматически выводит список ингредиентов и считает их вес, а работник в цехе устанавливает нужные параметры для замеса на аппарате.
Следующим этапом планируем автоматизировать процесс дозирования на самом производстве. Сейчас работники выставляют веса ингредиентов на экране, а мы сделаем так, чтобы программа передавала информацию о пропорциях и аппарат смешивал состав автоматически.
После оформления заказа снабженец проверяет остатки компонентов и планирует закупку недостающего сырья для производства. Также важно, чтобы на складе всегда сохранялся фиксированный остаток ингредиентов на случай срочных заказов.
Один закончившийся компонент может остановить все производство, и тогда линия будет простаивать, а работники сидеть без дела. Это потери, которых можно избежать, если в моменте отслеживать точную информацию об остатках.
Для управления закупками и контроля остатков на складе мы внедрили отдельный блок. Он просчитывает потребность в сырье и вовремя отмечает его истощение. Благодаря этому сотрудники без риска для производства заблаговременно оформляют закупку у поставщика.
В таблице отражены остатки компонентов, неснижаемый остаток по ним, рекомендуемый объем закупки и ее стоимость. Все считается автоматически, сотруднику остается только оформить заказ у поставщика. Его программа тоже создает сама через кнопку «Добавить».
У разных видов корма — разный размер гранул (или фракция на языке производственников). Чтобы делать гранулы большего или меньшего размера, нужно менять матрицу, которая их формирует. Замена останавливает линию на 40 минут, а это — полторы тонны корма, которые могли бы пойти в выполнение плана. Чтобы избежать эти потери, в одну смену включают корма с максимально однородной фракцией.
Бывало, что сотрудникам в цеху передавали неправильные задания. Тогда темп производства снижался, или линия останавливалась, пока сотрудники разбирались, птичий или свиной корм нужно выпускать сегодня.
При большом количестве заказов формировать наряды становится сложнее — нужно не только иметь под рукой все виды и объем заказанных кормов, но и распределять их по графику в удобном формате.
Так в ERP-системе появился блок для планирования и контроля нарядов. В нем благодаря разделу с заказами легко закладывать в работу сочетающиеся по фракции виды корма.
Также программа выстраивает и контролирует производство: можно открыть любую дату и посмотреть, какие виды и объемы корма на нее запланированы, количество замесов и заказов, время выполнения нарядов, фактический выпуск и потери.
«БЭКС» развивается. Мощности производства позволяют брать больше заказов, а технологи разрабатывают линейки корма для новых сфер животноводства. Например, в этом году на рынок вышли корма для лошадей. А еще несколько лет назад компания отрабатывала первые рецептуры, оснащала новые цеха и выстраивала бизнес-процессы.
Инструментов контроля и планирования, которые бы позволили ускорять производство и идти к конкретным измеримым целям тогда не было. Результаты достигались интуитивно — не потому, что так запланировано, а потому, что так получилось. Идея развития была, но отследить ее ход и результаты в цифрах было невозможно.
После внедрения ERP-системы у владельца появился ряд аналитических таблиц — понятных и прозрачных. В них автоматически выводятся итоговые суммы и показатели для оценки.
Например, в отчете по выполнению плана производства есть разбивка по месяцам. В каждом из них отражены плановые и фактические объемы выпуска. Главное здесь — столбцы, которые считают, на сколько процентов выполнен план.
В отчете по продажам продукции можно выставить период, и система выведет все нужные суммы и финансовые показатели - общие и по видам корма. Диаграмма с долями разных кормов в обороте показывает флагманские продукты. Например, в отчете ниже, лидером оказался корм «ПК-2 Бройлер рост».
Впечатлениями о внедрении ERP-системы, поделился собственник «БЭКС» Кирилл Владимиров. Мы получили его отзыв спустя семь месяцев эксплуатации ERP-системы.
Голова, которая раньше должна была думать, сколько и чего закупить, нам больше стала не нужна — все расчеты и необходимое количество сырья отражаются в программе. Функции снабженца сократились настолько, что мы приняли решение уволить сотрудника и передать небольшую часть оставшихся задач начальнику производства.
Кирилл Владимиров,
управляющий компании
«БЭКС»
«Раньше, чтобы хоть как-то визуально закреплять заказы и планы, мы клеили обычные стикеры с заметками, а плана как такового не было вообще. После внедрения ERP-системы производство стало быстрее и проще, так как мы стали планировать.
Сейчас даже при высокой загрузке на расчет и планирование производственной недели уходит 40 минут. Причем большую часть занимает обсуждение приоритетности заказов: какой на эту неделю, а какой — в очередь. Далее формируем план в программе, а после сравниваем план и факт по отчетным таблицам и сводкам».
«Теперь я появляюсь на производстве три дня в месяц и все контролирую удаленно. Раньше это было невозможно. Периодически я вынужденно отпускал контроль, но потом были серьезные последствия: то перепутают наряды, то еще что-то.
Сейчас сотрудники ошибиться просто не могут: в производство не поставишь то, чего у нас нет, заказ ставит менеджер, а дальше все по цепочке строится в программе. Ошибок стало в разы меньше. По отчетным таблицам и данным в системе я отслеживаю ход производства, новые заказы, оплаты и остальные процессы».
Работать без автоматизации — это как ехать за рулем без приборов и навигатора. Водитель движется к какой-то точке, но вести машину по правильному пути и без аварий вряд ли получится. А с оборудованием видна скорость, самая удобная дорога, объем топлива. Так и ERP-система показывает состояние дел в компании, открывает ее слабые места и помогает усилить их.
Например, программа показывает, что на производстве потери. Значит, управленцу нужно глубже «нырнуть» в этот процесс и понять, что идет не так. Может, оборудование обветшало и стало выпускать брак, а может, новый сотрудник плохо управляется с установкой и ему требуется обучение.
Или не выполняется план продаж. Нанять еще одного менеджера, обновить систему мотивации или составить более удачный скрипт общения с клиентами? Разбираться и принимать решение собственнику и топ-менеджерам, но ERP-система — тот инструмент, который подсветил проблему и заставил задуматься, что здесь не так.
Подведем итоги и отметим, как меняется производство после внедрения ERP-системы.
Узнать подробнее об услуге автоматизации бизнеса, посмотреть другие кейсы внедрения «Атвинты» и сориентироваться по стоимости можно по ссылке.
Все
Технологии
Ликбез
Места
HowTo
Стартапы
Новости
Сервисы
Приложения
