Что не записано — того не существует. Как приучить сотрудников к таск-трекеру

Если сотрудники ведут планы в Excel-таблицах, а ваш телеграм трещит от уведомлений в духе «Я вчера ASAP-задачку тебе закинул, не готово еще?», настало время внедрить  таск-менеджер.

Так и решают поступить большинство руководителей. Но на пути к удобству, продуктивности и соблюдению цифрового этикета, они сталкиваются с крепкой хваткой коллектива за «костыли» — нежеланием знакомиться с новой программой.

Но почему так происходит? Давайте рассмотрим топ-5 самых популярных страхов сотрудников.

Страх и ненависть в компании

За мной будут следить

У подчиненных появляются параноидальные мысли о том, что за ними теперь будут следить 24/7. Даже в выходные. И в ду́ше. Всегда.

Парируем. Про душ и выходные, мы, конечно же, шутим. Но отчасти коллеги правы, ведь с помощью таск-трекера можно собрать детальную статистику о продуктивности как команды, так и отдельного сотрудника. Например, посмотреть какое количество задач было отработано в этом месяце, всё ли выполнялось в срок и т.д.

Но тимлид — не агент ФСБ. Его главная цель упростить оценку эффективности работы. Например, руководитель может увидеть, что сотрудник не справляется с растущей нагрузкой. Решением станет найм еще одного специалиста. Или после «слежки» начальник заметит, что подчиненный успешно справляется со всеми типами задач, кроме одной. В этом случае тимлид просто «разгрузит» тебя и передаст ее другому сотруднику.

Дальше 3 страха, вытекающих друг из друга.

1. Раньше было лучше

Скорее всего это станет самым популярным ответом на вопрос почему коллеги недовольны новой программой. «Зачем мне эти новинки, если всё и так работает?» или «я 4 года ставлю задачи через мессенджер и мне норм». Зона комфорта — страшная сила.

2. Не хочу тратить время на изучение нового инструмента

«У меня и так работы полно, я лучше буду заниматься делами, чем тратить ценное время на непонятное заполнение карточек». Доля справедливости в этом есть. Но сколько времени можно сэкономить, потратив минимум усилий на обучение?

3. Мне тяжелее здесь работать

Если не помочь сотруднику разобраться с новой программой или сервисом, каждый рабочий день в инструменте станет мучительным. И это абсолютно нормально, что создание карточки кажется тяжелее оформления договора.  

Парируем х3. Люди не любят перемены — это база. Поэтому одна из главных задач руководителя доказать, что разобраться в новом инструменте не так сложно, как им кажется.

А самое главное — покажите, как инструмент упростит их жизнь, сэкономит время и поможет держать всю важную информацию в одном месте.

Как подружить сотрудников с инструментом

К сожалению, волшебную таблетку легкого перехода бизнеса на новый инструмент еще не изобрели. Когда-нибудь это точно случится, а пока можете воспользоваться нашими рекомендациями.

Объясните причины

Не нужно обманывать сотрудников или выдумывать небылицы. Будьте честны с коллективом и расскажите, почему вы решили изменить подход к задачам.

Причины могут быть разными. Может в компании просели важные метрики? Часть поручений теряется в чатах и не доходит до логического завершения? Или количество людей и команд сильно увеличилось за последний год, из-за чего не получается грамотно выстроить рабочий процесс?

Главное — объяснить и доказать, что это нужно вашей компании. Это — не простая «хотелка» в духе «ну если все пойдут в таск-менеджер прыгать, то и я пойду».

Покажите выгоду для сотрудников

Выгода — один из главных двигателей прогресса. А умение правильно преподносить новости — мегаважное качество хорошего руководителя.

Расскажите, какие преимущества даст им работа с таск-трекером, как сервис поможет повысить их продуктивность и «расхламить» рабочее пространство. Давайте разбираться на примерах.

Здесь нужно найти подходящий метод для своей команды: кому-то для убеждения будет достаточно одного преимущества из нашей таблицы, кому-то — несколько.

Планируйте переход и предупреждайте заранее

Поставьте себя на место подчиненного — разве вам было бы приятно прийти на работу и узнать, что все старые инструменты отключены, и нужно разбираться с новым сервисом? Никакой возможности достать важные файлы или подготовиться к переходу морально — приятного мало.

Поэтому делитесь планами и предупреждайте о переменах заранее. Именно на этом этапе начинаются возражения, которые мы описали выше. Все их нужно отработать до перехода в таск-сервис.

Проведите обучение

Люди редко читают инструкции и предпочитают осваивать все самостоятельно. К инструкциям возвращаются в тех случаях, когда интуитивно не получилось. Поэтому следующий совет — показывайте, как работать в новом инструменте.

Наверняка у таск-трекера есть видеогид, блог или база знаний с инструкциями на любой вкус и цвет. Но отдать одно видео или статью на откуп — ошибка. Мало того, что человек скептически относится к сервису, так в процессе у него могут появиться вопросы.

Переведите коммуникации в таск-трекер

Где ведется коммуникация – там и будет внимание людей. Если это происходит не внутри трекера, а в почте или чатах, необходимости заходить в трекер у людей не будет.

Так что начните ставить задачи, только внутри таск-трекера, не дублируйте информацию на почту или в чатах, оставляйте комментарии по задачам, файлы и документы внутри карточек. Тогда потребность в трекере возникнет у сотрудников сама собой.

Короче говоря, начинайте с небольших шагов, но идите к цели.

Вместо резюме

1. Общайтесь с командой и честно расскажите, зачем вам нужен таск-менеджер.
2. Подсветите выгоды для сотрудников.
3. Заложите время на переход.
4. Отрабатывайте «боли» коллектива.
5. Проводите обучение.
6. Давайте небольшие поблажки.

Надеемся, что наши советы помогут приучить сотрудников пользоваться таск-сервисом. Желаем вам успехов в проектах!